Под "Предприятием" в терминах архитектуры прикладного решения понимается хозяйственная структура, единая с точки зрения управления, которая включает одну или несколько организаций, учет по которым ведется в одной системе. "Организацией" в терминах архитектуры прикладного решения считается субъект хозяйственной деятельности в соответствии с его государственной регистрацией, от лица которого ведется учет в системе.
Перед началом работы необходимо ввести информацию обо всех организациях, входящих в состав торгового предприятия. Организации, входящие в состав торгового предприятия, могут быть как юридическими лицами, так и индивидуальными предпринимателями. Для каждой организации необходимо заполнить учетную политику.
Для целей учета денежных средств необходимо определить список банковских счетов, на которых хранятся безналичные средства каждой организации, входящей в состав торгового предприятия. Наличные денежные средства хранятся в кассах торгового предприятия, которые также разделены по организациям. Необходимо ввести список касс, которые реально работают в торговом предприятии.
Склады, на которых хранятся товары торгового предприятия, являются общими для всех организаций, входящих в состав торгового предприятия. Склады могут быть двух видов: оптовые и розничные (автоматизированные торговые точки и неавтоматизированные торговые точки).
Предприятие может иметь несколько подразделений (отделов). Подразделения не разделяются по организациям, это управленческие подразделения, которые принадлежат в целом торговому предприятию. Кроме управленческих подразделений в составе каждой организации торгового предприятия могут быть зарегистрированы обособленные подразделения, выделенные или нет на отдельный баланс.
Сотрудники торгового предприятия являются общими для всех организаций, входящих в состав торгового предприятия. Для каждой организации необходимо указать сведения об ответственных работниках (сотрудниках) торгового предприятия: руководителе и главном бухгалтере. Эти данные будут использоваться программой при регистрации торговых операций и автоматическом заполнении печатных форм документов.
Информация о торговом предприятии, его банковских счетах, кассах, складах, подразделениях, сотрудниках заполняется в разделе НСИ и администрирование – НСИ.
В состав предприятия могут входить несколько организаций. Организации могут быть как юридическими лицами, так и индивидуальными предпринимателями. Работает ли предприятие от имени одной организации или в состав предприятия входит несколько организаций определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Предприятие – Организации – Несколько организаций.
В списке Организации вводится информация обо всех организациях, входящих в состав торгового предприятия. В список организаций также добавляется информация об обособленных подразделениях (филиалах, представительствах и т. д.), выделенных на отдельный баланс.
На закладке Общая информация для организации определяется, является ли она юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем. Выбор вида организации в дальнейшем определяет состав тех реквизитов, которые необходимо заполнить.
В поле Рабочее наименование рекомендуется указать рабочее наименование, которое будет использоваться в программе при выборе организации (не будет попадать в печатные формы).
В поля Сокращенное наименование и Полное наименование вводятся официальные наименования организации, которые будут использоваться при печати.
Если учет на предприятии ведется от имени нескольких организаций, то для каждой следует задать внутренний уникальный Префикс номеров документов. Внутри одной информационной базы все документы одной организации будут нумероваться последовательно, отличаясь от документов других организаций префиксом номера. При печати документов префикс не выводится.
Также в карточке организации вводится информация о классификационных кодах организации (ИНН, КПП, ОКВЭД, ОРГН и т. д.). Для индивидуальных предпринимателей вводится дополнительная информация о номере и дате свидетельства о постановке на учет.
На закладке Адреса, телефоны вводится контактная информация организации: юридический и фактический адрес организации, телефон, факс, адрес электронной почты. Информация об адресах организации вводится через дополнительную диалоговую форму, которая открывается при нажатии кнопки F4 или двойным щелчком мыши на поле с названием адреса.
На закладке Настройка печати указывается логотип и факсимиле. Логотип будет использоваться в печатных формах документов Счет на оплату, Коммерческое предложение, Заказ клиента, Товарный чек. Факсимильная печать будет использоваться в печатной форме документа Счет на оплату.
В карточке организации на закладке Учетная политика задаются параметры учетной политики, используемой на предприятии (система налогообложения организации, метод оценки стоимости товаров и другие). Установка учетной политики происходит с указанием календарной даты начала использования. Сохраняется история изменений.
Организации, входящие в состав торгового предприятия, могут применять общую или упрощенную систему налогообложения. Данные о системе налогообложения указываются для того, чтобы далее в документах закупки/продажи правильно учитывался НДС. Если система налогообложения Общая, то в документах будет вариант налогообложения "Закупка/Продажа облагается НДС" и подставлена ставка НДС из карточки номенклатуры. Если система налогообложения Упрощенная, то в документах будет вариант налогообложения "Закупка/Продажа НЕ облагается НДС" и подставлена ставка НДС "Без НДС".
В организации может быть применен один из методов оценки стоимости товаров: Средняя за месяц или ФИФО.
Метод Средняя за месяц выполняет расчет себестоимости товаров по средней цене за отчетный период (средняя взвешенная оценка) без учета партий. Общее значение себестоимости используется, как для выбывших товаров, так и для остатков на складе.
Метод ФИФО выполняет расчет себестоимости по ФИФО (First In, First Out – "Первым пришёл – Первым ушёл") в рамках полноценного партионного учета.
Если организация применяет общую систему налогообложения, то в учетной политике организации также задаются настройки для целей учета НДС.
В программе предусмотрена возможность хранить список всех ответственных лиц организации, которые имеют право подписывать документы в соответствии со своими должностными обязанностями (бухгалтер, директор и т. д.). Дополнительно можно указать список тех сотрудников, которые имеют право подписи документа в соответствии с приказами по предприятию, доверенностями и т. д. Эта информация заполняется в списке Лица с правом подписи. Предварительно сведения об ответственных лицах заносятся в список Физические лица.
Для каждого ответственного лица, которое имеет право подписи, дополнительно хранится информация о том документе, на основании которого лицо имеет право подписывать документы. Дополнительно указывается должность лица, которое имеет право подписывать документы, и период, в течение которого подпись ответственного лица будет действительна.
При оформлении документов пользователь может выбрать любого из тех ответственных лиц, которые на текущий момент имеют право подписывать документы.
Практикум №1
Необходимо ввести информацию о собственной организации:
Закладка "Общая информация":
Вид – Юридическое лицо
Сокращенное наименование – ООО "Торговый дом "Комплексный"
Полное наименование – Общество с ограниченной ответственностью "Торговый дом "Комплексный"
Рабочее наименование – Торговый дом "Комплексный" ООО
ИНН – 7705260699
КПП – 770501001
Префикс – ТД
Закладка "Адреса, телефоны":
Юридический адрес: 127473, Москва г, пер Достоевского, д. 4, стр. 1
Фактический адрес: 117534, Москва г, ул Академика Янгеля, д. 7
Телефон: +7 (495) 3589012
Закладка "Учетная политика":
Настройки системы налогообложения:
С 01.01.2022 г. в организации применяется общая система налогообложения.
Учетная политика финансового учета:
С 01.01.2022 г. в организации применяется метод оценки стоимости запасов – Средняя за месяц.
Настройки учета НДС:
С 01.01.2022 г. в организации применяется правило отбора авансов для регистрации счетов-фактур – Не зачтенные до конца месяца; периодичность оформления сводных справок – Ежемесячно; периодичность формирования вычетов и восстановлений НДС – Месяц; направление списания НДС, не принимаемого к НУ – выбрать статью расходов "Прочие расходы".
Необходимо предварительно добавить новую статью в список "Статьи расходов". Для статьи указать, что расходы возникают – В иных процессах, включая общепроизводственные и общехозяйственные и относятся – На финансовый результат (расходы тек. периода), Тип аналитики расходов – Организация.
Необходимо внести сведения о лицах с правом подписи:
Руководитель – Федоров Борис Михайлович
(необходимо добавить новое физическое лицо в список "Физические лица")
Должность – Генеральный директор
Рабочее наименование – Генеральный директор Федоров Б. М.
Главный бухгалтер – Гладилина Вера Михайловна
(необходимо добавить новое физическое лицо в список "Физические лица")
Должность – Главный бухгалтер
Рабочее наименование – Главный бухгалтер Гладилина В. М.
Все лица с правом подписи являются основными ответственными лицами организации и действуют, начиная с 01.01.2022 г.
Список Физические лица используется для хранения подробной информации обо всех тех лицах, с которыми работает предприятие. Это могут быть сотрудники, подотчетные лица, торговые агенты и т. д.
В карточку физического лица вносится вся известная информация о физическом лице: фамилия, имя, отчество, пол, дата рождения, ИНН, адреса и телефоны. Для физического лица также может быть определен список банковских счетов и перечень документов, удостоверяющие его личность.
В списке Банковские счета хранятся сведения о банковских счетах организаций, входящих в состав предприятия. Для каждой организации может быть введено любое количество банковских счетов.
Для обеспечения возможности ведения нескольких банковских счетов для организации необходимо включить функциональную опцию НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Казначейство и взаиморасчеты – Несколько банковских счетов.
При вводе нового банковского счета организации указывается информация, характеризующая банковский счет: номер счета, банк, в котором открыт счет, валюта денежных средств, а также дополнительная информация, необходимая для корректного заполнения платежных документов по выбранному счету.
Для указания банка достаточно заполнить поле Банк. При вводе значения в это поле происходит поиск банка в справочнике БИК и автоподстановка значений в остальные поля. Если банковский счет не найден, то предлагается его выбрать из классификатора банков.
На закладке Обмен с банком для банковского счета можно включить возможность использования обмена с банком и указать один из вариантов обмена с банком (при установленном флажке Обмен с банком включен в карточке банковского счета):
Практикум №2
Необходимо ввести информацию о банковском счете собственной организации:
Организация – Торговый дом "Комплексный" ООО
Номер счета – 40703810000002010672
Банк – ПАО СБЕРБАНК
БИК – 044525225
Валюта – RUB
Закладка "Настройки счета":
Тип счета – Расчетный
Закладка "Обмен с банком":
Обмен с банком включен – Нет
Наименование – ПАО СБЕРБАНК, Торговый дом "Комплексный" ООО (RUB)
В списке Кассы предприятия хранится список мест фактического хранения и движения денежных средств предприятия (кассовые помещения, сейфы руководителей подразделений).
Для обеспечения возможности ведения нескольких касс для организации необходимо включить функциональную опцию НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Казначейство и взаиморасчеты – Несколько касс.
Кассы строго разделены по организациям и по валюте денежных средств. Если в одном месте хранятся денежные средства разных организаций или в разных валютах, в программе следует завести несколько разных элементов списка. Для каждой организации торгового предприятия можно указать любое количество касс.
Практикум №3
Необходимо ввести информацию о кассе собственной организации:
Организация – Торговый дом "Комплексный" ООО
Валюта – RUB
Учет кассовых ордеров ведется – В основной кассовой книге организации
Наименование – Торговый дом "Комплексный" ООО (RUB)
Информация о перечне подразделений, входящих в состав торгового предприятия, заполняется в списке Структура предприятия. Данный список содержит перечень управленческих подразделений предприятия, без разделения по организациям.
Подразделения могут быть подчинены друг другу. Таким образом, можно создать иерархическую структуру подразделений торгового предприятия.
При создании новой записи заполняется название структурной единицы и при необходимости вышестоящая структурная единица. Также имеется возможность указать руководителя данного подразделения.
Возможность ведения учета по подразделениям регулируется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Предприятие – Организации – Подразделения.
Практикум №4
Необходимо ввести сведения о структуре предприятия:
1. Администрация
2. Отдел закупок
3. Отдел продаж
3.1. Отдел оптовых продаж (вышестоящее подразделение – Отдел продаж)
3.2. Отдел розничных продаж (вышестоящее подразделение – Отдел продаж)
4. Складское хозяйство
Перечень складов, задаваемый в списке Склады и магазины, должен соответствовать списку территорий предприятия, с которых может выполняться отгрузка клиентам, на которые могут поступать товары от поставщиков, а также территорий, куда товар может перемещаться с других складов и где требуется вести автоматизированный учет имеющихся остатков товаров. В этом смысле склады являются аналитикой хранения товаров. Под складом понимается складская территория, объединяющая места хранения товаров по одному адресу. На одном складе могут храниться товары различных организаций.
У предприятия может быть, как одна складская территория, так и несколько. В программе это регулируется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка – Склад – Несколько складов.
В списке Склады и магазины для каждого склада необходимо определить основные параметры, в соответствии с той стратегией, которая должна применяться при работе склада. Параметры нового склада определяются в его карточке.
При вводе информации о складе следует указать, к какому типу относится данный склад (оптовый или розничный). На оптовых складах выполняются операции оптовой торговли и обеспечение внутренних потребностей предприятия. На розничных складах осуществляются оптовые и розничные продажи. Розничная торговля может производиться непосредственно в торговом зале с подключением ККМ в режиме фискального регистратора или в режиме ККМ Offline (автоматизированная торговая точка) или в удаленных торговых точках (розничных магазинах), которые работают с автономными кассами (неавтоматизированная торговая точка).
Тип склада доступен для выбора только в том случае, если включена функциональная опция НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Розничные продажи – Розничные продажи. Если эта функциональная опция не включена, то тип склада не выбирается, все введенные склады будут считаться оптовыми.
Для оптового склада и розничного магазина указывается Учетный вид цены. Этот вид цены используется при выводе в печатных формах документов, в которых цены пользователем не указываются (например, при печати формы Требование-накладная
(М-11) из документа Внутреннее потребление товаров). Также учетный вид цены используется при выводе в регламентированных печатных формах (ИНВ-3, ИНВ-19, ТОРГ-15, ТОРГ-16). В карточке склада определяется, каким образом будут печататься цены в регламентных формах документов при оформлении складских операций. Цены могут печататься в соответствии с рассчитанной себестоимостью товаров или по тому виду цен, который указан в качестве учетного вида цены.
Дополнительно для розничного магазина можно задать Розничный вид цены, по которому будет осуществляться розничная продажа. Этот вид цен определяет те цены, которые будут использоваться при оформлении чеков ККМ и отчетов о розничных продажах, оформленных с розничного склада.
Для склада нужно определить, будет или нет производиться контроль остатков при оформлении документов товародвижения, и определить те параметры обеспечения, которые будут использоваться по умолчанию. Установка флажка Контролировать свободные остатки означает, что при оформлении документов товародвижения будут контролироваться остатки товаров на складе с учетом товаров, зарезервированных на складе и размещенных в заказах поставщиков. Если по какой-либо позиции не следует контролировать остатки, то ее нужно внести в список Исключения.
В программе контроль остатков товаров на складах и контроль остатков организаций ведется независимо. При проведении документов контролируются как остатки товаров на складах, так и остатки товаров организаций.
Контроль остатков товаров организаций регулируется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Финансовый результат и контроллинг – Учет товаров – Контролировать остатки товаров организаций.
Ордерная схема документооборота используется в том случае, если на предприятии разделен процесс выписки финансовых и складских документов. Например, менеджер оформляет финансовые документы отгрузки, а непосредственную отгрузку товаров со склада производит кладовщик. На каждом складе можно настроить детальное использование ордерной схемы для каждой складской операции. Например, можно использовать ордерную схему при поступлении товаров, но не использовать при отгрузке. Ордерную схему документооборота нужно обязательно применять при использовании помещений. В этом случае финансовые документы оформляются со склада, а отгрузка (прием) товаров производится в помещениях.
Для того чтобы можно было применять ордерную схему документооборота на предприятии необходимо включить функциональную опцию НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка – Склад – Ордерные склады.
Если в карточке склада установлен флажок Контролировать оперативные остатки, то программа не позволит оформить документ Расходный ордер на товары на те товары, которых по данным учета нет в наличии на складе. То есть при обнаружении излишков товаров при отгрузке нужно будет сначала ввести соответствующие документы по регистрации излишков товаров и только после этого оформлять отгрузку товаров со склада. Если этот флажок не установлен, то контроль остатков на складе при оформлении данного документа производиться не будет. Регистрацию излишков товаров, которые можно отгрузить, можно будет произвести позже, например, при проведении инвентаризации товаров.
Для каждого склада можно задать его структуру. Складская территория может быть разделена на несколько помещений. Использование складских помещений позволяет решить следующие задачи:
Складские помещения можно использовать как на оптовых, так и на розничных складах. Складские помещения используются только на складах с ордерной схемой документооборота.
Для каждого склада можно определить структуру складских ячеек, в которых будет храниться товар. Структура складских ячеек может использоваться в качестве справочной информации для упрощения процесса размещения и сборки товаров (вариант использования Использовать для справочного размещения номенклатуры).
В то же время в программе предусмотрена возможность автоматического размещения и отбора товаров в соответствии с размерами товаров и ячеек (адресное хранение). В этом случае для ячеек устанавливается вариант использования Использовать для хранения остатков номенклатуры.
Если склад разделен на помещения, то информация о варианте использования ячеек устанавливается в помещении. Причем для каждого помещения можно установить свой вариант использования ячеек.
Рабочий участок – зона хранения с определенной совокупностью складских ячеек, объединенных по признаку использования одинаковой технологии работы в зоне хранения ("зона ручного отбора", "участок работы погрузчиков", "участок работы высотных штабелеров"). Использование рабочих участков позволяет дополнительно разделить складские территории или помещения в целях организации работы при размещении и отборе товаров на складе (помещении). Рабочие участки можно создавать для каждого склада или помещения, в котором используется адресное хранение товаров.
Для каждого склада указывается материально ответственное лицо и его должность. Также для склада вводится информация об адресе склада и телефоне склада.
Необходимо ввести информацию о складах предприятия:
1. Склад – "Основной склад"
Наименование – Основной склад
Закладка "Основное":
Тип склада – Оптовый склад
Контролировать свободные остатки – Да
Закладка "Ордерная схема и структура":
Для склада НЕ используется ордерная схема документооборота при поступлении и статусы приходных ордеров; при отгрузке и статусы расходных ордеров; при отражении излишков, недостач, пересортицы и порчи и статусы пересчетов товаров.
Контролировать оперативные остатки – Нет
Помещения, ячейки и рабочие участки НЕ используются.
2. Склад – "Ордерный склад"
Наименование – Ордерный склад
Закладка "Основное":
Тип склада – Оптовый склад
Контролировать свободные остатки – Да
Закладка "Ордерная схема и структура":
Для склада используется ордерная схема документооборота при поступлении и статусы приходных ордеров; при отгрузке и статусы расходных ордеров; при отражении излишков, недостач, пересортицы и порчи и статусы пересчетов товаров.
Контролировать оперативные остатки – Да
Помещения, ячейки и рабочие участки НЕ используются.
Все позиции в списке Номенклатура можно классифицировать по видам номенклатуры и группам с учетом специфики предприятия. Использование классификации по видам номенклатуры позволяет быстро отобрать нужные позиции номенклатуры по различным параметрам объектов (дополнительным реквизитам, свойствам, характеристикам и т. д.). Возможности учета конкретной позиции номенклатуры во многом определяются тем, к какому виду номенклатуры она отнесена. Использование классификации по видам номенклатуры позволяет создавать для товаров одного вида обобщенный список характеристик, набор дополнительных свойств, определять политику учета серий товаров. Классификация по группам упростит работу и ускорит поиск нужной позиции в списке. Конкретные позиции номенклатуры при этом следует вносить внутрь соответствующих групп.
Таким образом, предлагается следующий порядок ввода информации о товарах и услугах:
Информация обо всех видах номенклатуры, используемых на предприятии, заполняется в списке НСИ и администрирование – НСИ – Классификаторы номенклатуры – Виды номенклатуры. Список Виды номенклатуры – это классификатор, предназначенный для объединения номенклатуры по общим признакам учета. Фактически виды номенклатуры – это ассортиментные группы продаваемых товаров. Возможность применения на предприятии нескольких видов номенклатуры регулируется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Номенклатура – Разрезы учета – Множество видов номенклатуры. При отключении опции в системе используются два вида номенклатуры с типом: Товар и Услуга.
Описывая вид номенклатуры, прежде всего, нужно определить, номенклатура какого типа (товар, работа, услуга, набор) будет относиться к данному виду. Если вид номенклатуры создается для услуг и работ, то необходимо определить, как будет регистрироваться выполнение работ и услуг, относящихся к данному виду: совместно с товарами или отдельным актом.
В программе определены следующие типы номенклатуры:
Характеристики используются для учета вариантов исполнения одного и того же товара (услуги). Все учетные значения задаются для номенклатуры в целом (тип номенклатуры, единица хранения и т. п.). Использование характеристик позволяет вести количественный учет номенклатуры по дополнительным параметрам (свойствам).
Для всех типов номенклатуры можно определить порядок задания характеристик. Данная возможность может быть использована только в случае, если установлена функциональная опция НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Номенклатура – Разрезы учета – Характеристики номенклатуры. Предусмотрены следующие варианты использования характеристик:
Рекомендуется использовать характеристики, общие для вида номенклатуры или нескольких видов. Тогда, например, можно задать единую линейку размеров для всей номенклатуры этого вида. Использование индивидуальных характеристик позволяется описать дополнительные потребительские свойства и детализировать номенклатурный справочник. Этот подход альтернативен использованием отдельных карточек номенклатуры.
Для разных групп (видов) номенклатуры может применяться различный набор видов свойств характеристик (цвет, размер – для обуви; производитель, материал отделки – для мебели).
Описание характеристики может быть введено в виде текстового описания или с указанием дополнительных реквизитов для характеристик (размер, цвет, полнота и т. д.)
В программе существует возможность задать правила, по которым у номенклатурной позиции будет автоматически формироваться Рабочее наименование и Наименование для печати. Если для номенклатуры ведется учет в разрезе характеристик, то задать правила можно и для полей Рабочее наименование и Наименование для печати у характеристики номенклатуры. Правила задаются с помощью шаблонов наименований для каждого вида номенклатуры.
Для быстрого нахождения нужного товара в общем списке номенклатуры предусмотрены возможности применения различных вариантов отбора и поиска позиций. В программе предусмотрена возможность настройки различных вариантов отбора по видам свойств отдельно для каждого вида номенклатуры. Эти варианты отбора могут быть применены как в списке номенклатуры, так и при подборе товаров в документы. В качестве полей для отбора могут быть назначены и те дополнительные реквизиты, которые были определены пользователем для вида номенклатуры.
Программа позволяет контролировать уникальность и обязательность заполнения реквизитов при вводе новой номенклатурной позиции. Для каждого вида номенклатуры можно определить свой список реквизитов, которые должны быть уникальны и обязательны для заполнения при создании номенклатуры данного вида. Те реквизиты, которые должны отображаться при создании новой номенклатурной позиции необходимо отметить флажками в поле Отображать при создании. Если реквизит должен быть обязательно заполнен, то необходимо также установить флажок в поле Контролировать заполнение. Для контроля уникальности необходимо установить флаг в поле Использовать в контроле уникальности. В качестве реквизитов, по которым будет контролироваться уникальность при вводе нового товара, можно использовать и любые дополнительные реквизиты, которые были определены для вида номенклатуры.
Цены настраиваются в разрезе видов номенклатуры. Ценообразование можно вести по следующим разрезам:
При использовании характеристик и/или серий можно использовать не сами элементы, а их реквизиты. Основной реквизит ключа – Номенклатура. Все остальные реквизиты можно не использовать. Чем больше разрезов ведения цен выбрано, тем точнее можно вести ценообразование. Но и тем сложнее – необходимо будет указывать цены на каждый разрез.
Также для вида номенклатуры определяются те значения, которые будут подставляться при создании новой позиции номенклатуры. Можно указать такие значения, как единица хранения/измерения, использование упаковок, ценовая группа и т. д. А также определить те шаблоны ценников и этикеток, которые будут использоваться для данного вида номенклатуры. Настройку рекомендуется выполнять для реквизитов, которые для большинства номенклатуры данного вида имеют одно и то же значение.
Практикум №6
Необходимо ввести информацию о видах номенклатуры:
1. Вид номенклатуры – "Электротовары"
Группа "Основное":
Тип номенклатуры – Товар
Наименование – Электротовары
Характеристики НЕ используются.
Группа "Видимость, контроль заполнения и уникальности":
При создании номенклатуры данного вида необходимо отображать при создании поле "Артикул", контролировать его заполнение и использовать в контроле уникальности.
Группа "Настройка ценообразования":
Цены ведутся по номенклатуре (без характеристик, без упаковок).
Группа "Значения, используемые при создании":
Ставка НДС – 20%
Ед. хранения – шт.
2. Вид номенклатуры – "Мебель"
Группа "Основное":
Тип номенклатуры – Товар
Наименование – Мебель
Используются характеристики общие для этого вида номенклатуры.
Группа "Настройка ценообразования":
Цены ведутся по номенклатуре и характеристикам (без упаковок).
Группа "Значения, используемые при создании":
Ставка НДС – 20%
Ед. хранения – шт.
После записи вида номенклатуры перейти по гиперссылке "Список" к характеристикам номенклатуры. В этом списке добавить 3 характеристики: Красное дерево, Светлое дерево, Темное дерево.
3. Вид номенклатуры – "Одежда"
Группа "Основное":
Тип номенклатуры – Товар
Наименование – Одежда
Используются характеристики индивидуальные для номенклатуры.
Группа "Настройка ценообразования":
Цены ведутся по номенклатуре, характеристикам и упаковкам.
Группа "Значения, используемые при создании":
Ставка НДС – 20%
Упаковки – Да
Индивидуальный набор – Да
Ед. хранения – шт.
Ед. измерения – шт.
Единицы измерения и наборы упаковок
Информация обо всех единицах измерения, которые могут использоваться на предприятии, вводится в список НСИ и администрирование – НСИ – Классификаторы номенклатуры – Единицы измерения.
Для каждой единицы измерения, введенной в список, заполняется информация о коде единицы измерения, кратком и полном наименовании единицы измерения, а также международное сокращение единицы измерения.
Добавить новые записи в список можно вручную или, использовав Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ). Команда Подобрать из классификатора позволяет добавить новый элемент списка, используя ОКЕИ. После выбора единицы измерения из ОКЕИ добавляется новый элемент списка Единицы измерения с уже заполненными реквизитами. Команда Создать позволяет добавить новый элемент списка вручную. В этом случае все реквизиты элемента необходимо заполнить самостоятельно.
Информация о наборах упаковок вводится в том случае, если товар поступает или отгружается в одинаковых упаковках: коробки, ящики, паллеты и т. д. Данная возможность может быть использована только в том случае, если установлена функциональная опция НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Номенклатура – Разрезы учета – Упаковки номенклатуры.
Перечень наборов упаковок, которые применяются в торговом предприятии, вводится в список НСИ и администрирование – НСИ – Классификаторы номенклатуры – Наборы упаковок. В список упаковок добавляются все те упаковки, которые используются при покупке или продаже товаров. Использование наборов позволяет сформировать общий список упаковок в том случае, если различные виды товаров принимаются и отгружаются в различных упаковках. Для каждого набора упаковок вводится та единица измерения, относительно которой будет указываться количество для упаковки.
Перечень упаковок заполняется в список Упаковки. Для каждой упаковки указывается количество в единицах измерения, указанных для набора упаковки, вес и размер упаковки. А также определяется, является ли она конечной упаковкой или может состоять из других упаковок.
Практикум №7
Необходимо ввести информацию о единице измерения "Коробка", используя подбор из классификатора.
Информация обо всех товарах и услугах, включаемых в оформляемые на предприятии документы, вводится в списке НСИ и администрирование – НСИ – Номенклатура.
Для организации работы со списком Номенклатура предусмотрено два альтернативных варианта навигации:
Использование навигации по видам номенклатуры позволяет быстро отобрать нужные позиции номенклатуры по различным параметрам (дополнительным реквизитам, свойствам, характеристикам и т. д.). Информация о параметрах, которые будут применяться для отбора позиций, определяется индивидуально для каждого вида номенклатуры.
Если на предприятии большой объем номенклатурных позиций, имеющих различные потребительские свойства, то удобно использовать навигацию по видам номенклатуры.
Вариант навигации по иерархии – упрощенный вариант разделения всех позиций по группам номенклатуры. Такой вариант удобен при небольшом объеме однородных номенклатурных позиций, которые хорошо разделяются на группы.
Классификацию по группам лучше произвести до того момента, как будет вводиться информация о конкретной позиции номенклатуры. Классификация по группам упростит работу и ускорит поиск нужной информации в списке. Конкретные позиции номенклатуры следует вносить при этом внутрь соответствующих групп. Список групп и добавление новой группы производится в правой части списка. В левой части списка отображаются те позиции, которые относятся к данной группе.
При создании новой номенклатурной позиции необходимо в первую очередь выбрать Вид номенклатуры, к которому относится товар или услуга. После указания вида будет показан список основных реквизитов, которые должны быть заполнены для данного вида номенклатуры. Список основных реквизитов, которые будут указаны, соответствует тем настройкам, которые были указаны в виде номенклатуры.
При заполнении информации о номенклатуре необходимо ввести информацию о кратком и полном наименовании. Краткое наименование (Рабочее наименование) будет использоваться для быстрого поиска позиции номенклатуры в списке. Полное наименование (Наименование для печати) используется при печати документов. Если для вида номенклатуры определен шаблон наименования, то информация о наименовании будет автоматически сформирована в соответствии с шаблоном после заполнения необходимых реквизитов.
Дополнительно указывается штрихкод позиции номенклатуры. Штрихкод не является обязательным к заполнению. Эта информация заполняется в том случае, если новый товар имеет этикетку со штрихкодом. При заполнении информации о штрихкоде обязательно контролируется его уникальность.
После заполнения основных реквизитов номенклатуры следует проверить уникальность позиции номенклатуры (команда Проверить уникальность). Контроль уникальности будет производиться в том случае, если установлены соответствующие функциональные опции в разделе НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Номенклатура – Настройки создания.
После записи основных реквизитов номенклатуры для продолжения ввода дополнительных данных будет автоматически установлен режим отображения всех реквизитов Показать все.
Если для вида номенклатуры используются общие характеристики, то после записи позиции номенклатуры можно посмотреть список этих характеристик. Для этого используется гиперссылка Список. Если для вида номенклатуры используются индивидуальные характеристики, то после записи позиции номенклатуры необходимо ввести список индивидуальных характеристик. Добавление новых характеристик происходит в отдельном диалоговом окне, которое открывается по гиперссылке Список.
Если для товара используются упаковки, то необходимо установить флажок Упаковки. При варианте Общий набор нужно указать используемый набор упаковок для данной позиции номенклатуры. В поле Единица хранения будет автоматически заполнена информация о единице хранения, заданной в наборе упаковок. Используя гиперссылку Список, можно посмотреть и отредактировать набор упаковок. Если для товара используется индивидуальный набор упаковок, то необходимо выбрать вариант Индивидуальный набор, ввести информацию о базовой единице измерения (Единица хранения). Информация об индивидуальных упаковках заполняется в отдельном диалоговом окне, которое открывается с помощью гиперссылки Список.
Необходимо ввести информацию о номенклатурных позициях.
Предварительно нужно создать классификацию по группам:
1. Бытовая техника
1.1. Вентиляторы (входит в группу Бытовая техника)
1.2. Телевизоры (входит в группу Бытовая техника)
1.3. Холодильники (входит в группу Бытовая техника)
2. Мебель
3. Одежда
Далее необходимо добавить номенклатурные позиции в эти группы.
1. В группу "Вентиляторы":
1.1. Позиция номенклатуры – "Вентилятор BINATONE"
Вид номенклатуры – Электротовары
Рабочее наименование – Вентилятор BINATONE
Наименование для печати – Вентилятор BINATONE
Артикул – В-789
Ставка НДС – 20%
Группа списка – Вентиляторы
Единица хранения – шт.
1.2. Позиция номенклатуры – "Вентилятор ELENBERG"
Вид номенклатуры – Электротовары
Рабочее наименование – Вентилятор ELENBERG
Наименование для печати – Вентилятор ELENBERG
Артикул – В-790
Ставка НДС – 20%
Группа списка – Вентиляторы
Единица хранения – шт.
2. В группу "Телевизоры":
2.1. Позиция номенклатуры – "Телевизор JVC"
Вид номенклатуры – Электротовары
Рабочее наименование – Телевизор JVC
Наименование для печати – Телевизор JVC
Артикул – Т-2456
Ставка НДС – 20%
Группа списка – Телевизоры
Единица хранения – шт.
2.2. Позиция номенклатуры – "Телевизор SHARP"
Вид номенклатуры – Электротовары
Рабочее наименование – Телевизор SHARP
Наименование для печати – Телевизор SHARP
Артикул – Т-2457
Ставка НДС – 20%
Группа списка – Телевизоры
Единица хранения – шт.
3. В группу "Холодильники":
3.1. Позиция номенклатуры – "Холодильник BOSCH"
Вид номенклатуры – Электротовары
Рабочее наименование – Холодильник BOSCH
Наименование для печати – Холодильник BOSCH
Артикул – Х-4355
Ставка НДС – 20%
Группа списка – Холодильники
Единица хранения – шт.
3.2. Позиция номенклатуры – "Холодильник МИНСК-АТЛАНТ"
Вид номенклатуры – Электротовары
Рабочее наименование – Холодильник МИНСК-АТЛАНТ
Наименование для печати – Холодильник МИНСК-АТЛАНТ
Артикул – Х-4356
Ставка НДС – 20%
Группа списка – Холодильники
3.3. Позиция номенклатуры – "Холодильник СТИНОЛ"
Вид номенклатуры – Электротовары
Рабочее наименование – Холодильник СТИНОЛ
Наименование для печати – Холодильник СТИНОЛ
Артикул – Х-4357
Ставка НДС – 20%
Группа списка – Холодильники
Единица хранения – шт.
4. В группу "Мебель":
4.1. Позиция номенклатуры – "Стол обеденный"
Вид номенклатуры – Мебель
Рабочее наименование – Стол обеденный
Наименование для печати – Стол обеденный
Ставка НДС – 20%
Группа списка – Мебель
Единица хранения – шт.
После записи номенклатурной позиции необходимо убедиться в том, что для номенклатуры уже заданы характеристики: Красное дерево, Светлое дерево, Темное дерево.
4.2. Позиция номенклатуры – "Стул"
Вид номенклатуры – Мебель
Рабочее наименование – Стул
Наименование для печати – Стул
Ставка НДС – 20%
Группа списка – Мебель
Единица хранения – шт.
После записи номенклатурной позиции необходимо убедиться в том, что для номенклатуры уже заданы характеристики: Красное дерево, Светлое дерево, Темное дерево.
5. В группу "Одежда":
5.1. Позиция номенклатуры – "Спортивная куртка"
Вид номенклатуры – Одежда
Рабочее наименование – Спортивная куртка
Наименование для печати – Спортивная куртка
Ставка НДС – 20%
Группа списка – Одежда
Единица хранения – шт.
После записи номенклатурной позиции:
5.2. Позиция номенклатуры – "Спортивные брюки"
Вид номенклатуры – Одежда
Рабочее наименование – Спортивные брюки
Наименование для печати – Спортивные брюки
Ставка НДС – 20%
Группа списка – Одежда
Единица хранения – шт.
После записи номенклатурной позиции:
5.3. Позиция номенклатуры – "Спортивный костюм"
Вид номенклатуры – Одежда
Рабочее наименование – Спортивный костюм
Наименование для печати – Спортивный костюм
Ставка НДС – 20%
Группа списка – Одежда
Единица хранения – шт.
После записи номенклатурной позиции:
Информация о деловых партнерах предприятия регистрируется в списке НСИ и администрирование – НСИ – Партнеры. Список Партнеры объединяет всех участников бизнес-взаимодействий с предприятием (клиенты, поставщики, конкуренты, перевозчики, прочие отношения).
В качестве внешнего бизнес-партнера могут выступать:
Информация, которая фиксируется в списке Партнеры, имеет управленческий характер, а регламентированная информация хранится в списке Контрагенты.
Записи о контрагентах – это записи о юридических (физических) лицах клиентов, поставщиков, информацию о которых нужно иметь, чтобы правильно выписывать регламентированные документы, отражать в учете операции, связанные с взаиморасчетами.
Существует возможность разделять взаимодействия с партнерами с точки зрения управленческого и регламентированного учета. Такая возможность востребована в том случае, если партнер является корпорацией, которая состоит из нескольких юридических лиц. Ведение такого учета определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – CRM и маркетинг – Независимо вести партнеров и контрагентов. При ведении такого учета во всех документах, с помощью которых оформляются торговые и финансовые операции, обязательно указывается информация о партнере и контрагенте. Взаиморасчеты регистрируются в разрезе партнеров и контрагентов.
В то же время в программе можно вести упрощенный учет взаимодействий с партнерами и юридическими лицами (контрагентами). При ведении такого учета функциональная опция НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – CRM и маркетинг – Настройки CRM – Независимо вести партнеров и контрагентов должна быть отключена. В этом случае для одного партнера однозначно определено его юридическое лицо (контрагент). В документах необходимо будет указывать только один из параметров: партнера или контрагента, в зависимости от вида документа.
Для каждого партнера можно указать, какие бизнес-взаимодействия предусмотрены между ним и предприятием, то есть кем он является – поставщиком, клиентом, конкурентом или имеет прочие отношения с предприятием. С точки зрения взаимодействия один и тот же партнер может быть одновременно и поставщиком, и покупателем, и конкурентом.
Для каждого партнера можно указать тот бизнес-регион, к которому он относится. В дальнейшем можно производить анализ продаж и прибыли в разрезе бизнес-регионов. Данная возможность регулируется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – CRM и маркетинг – Настройки CRM – Бизнес-регионы.
Для ввода нового партнера предусмотрен Помощник регистрации нового партнера, доступный по команде Создать в списке НСИ и администрирование – НСИ – Партнеры. В помощнике регистрации нового партнера указываются все известные данные о партнере (наименование, контактная информация, идентификационная информация, информация о контактном лице и т. д.). При вводе нового партнера автоматически контролируется уже введенная информация о партнерах информационной базы и контролируется появление дублей партнеров в информационной базе.
Помощник регистрации нового партнера создан в виде мастера. Пользователь последовательно заполняет информацию на каждом шаге помощника.
На первом шаге помощника заполняется вся известная на данный момент информация о партнере.
На данном шаге нужно обязательно указать публичное наименование партнера и заполнить хотя бы один вид контактной информации (e-mail или телефон), чтобы можно было связаться с партнером.
Если партнер – это компания и известна дополнительная информация об идентификационных данных партнера и об основном контактном лице партнера, то эта информация также вводится в форме помощника ввода. На основании этой информации будет зарегистрирована информация не только о самом партнере, но и о юридическом лице партнера (контрагенте) и контактном лице партнера.
Если партнер – это частное лицо, то вводится информация о его фамилии, имени, отчестве, а также информация о его контактных данных (e-mail или телефон).
Если ИНН партнера (частного лица) известен на момент ввода информации, то вводится информация об ИНН партнера. Также можно ввести информацию о документе, удостоверяющем личность партнера (паспорт, водительское удостоверение и т. д.). На основании данных о партнере (частном лице) будет зарегистрирована информация о самом партнере и о контрагенте – физическом лице партнера.
На втором шаге работы помощника осуществляется поиск дублей по любому из видов информации, заданной для партнера/контрагента/контактного лица партнера. При обнаружении дублей партнеров в форме помощника отображается список найденных совпадений. Если дублей при вводе нового партнера не обнаружено, то после заполнения данных на первом шаге помощника происходит переход на третий шаг помощника.
На третьем шаге работы помощника обязательно нужно определить, в каких отношениях предприятие находится с партнером: клиент, поставщик, конкурент, прочие отношения.
На этом шаге также может быть заполнена известная дополнительная информация о партнере: бизнес-регион, основной менеджер, который будет работать с данным партнером, фактический и юридический адрес и т. д.
Для партнера можно указать головное предприятие, если регистрируемый партнер – это одно из предприятий в холдинге компании.
На четвертом шаге работы с помощником вводится информация о банковском счете контрагента (юридического или физического лица партнера), если эта информация известна на момент регистрации нового партнера.
При вводе нового банковского счета указывается информация, характеризующая банковский счет: номер счета, банк, в котором открыт счет, валюта денежных средств.
Для указания банка достаточно заполнить поле Банк. При вводе значения в это поле происходит поиск банка в справочнике БИК и автоподстановка значений в остальные поля. Если банковский счет не найден, то предлагается его выбрать из классификатора банков.
На пятом шаге работы помощника контролируется вся введенная ранее информация о партнере/контрагенте/контактном лице.
Если необходимо ввести еще какие-то сведения в список Партнеры, то на последнем шаге работы помощника нужно проконтролировать установку флажка Открыть форму вновь созданного партнера для указания дополнительной информации и воспользоваться командой Создать.
Партнер/контрагент/контактное лицо будут созданы в соответствии с введенными данными. В открывшейся карточке партнера можно ввести дополнительную информацию о партнере. Например, если партнер работает от имени нескольких юридических лиц, то ввести информацию о дополнительных юридических лицах (контрагентах) партнера. Списки Контрагенты и Контактные лица доступны с панели навигации из карточки партнера. В список контактных лиц можно добавить любое количество контактных лиц. Для каждого контактного лица может быть определена своя роль (менеджер по продажам, директор и т. д.) и введена необходимая контактная информация.
Сводные данные по партнеру можно получить в отчете Досье партнера. Отчет доступен из списка партнеров (команда Отчеты – Досье партнера).
При установленном флаге Контакты в отчет будет выведена информация о контактной информации клиента или поставщика, его контактных лиц, контрагентов и вышестоящих предприятиях холдинга (если таковые имеются).
При установленном флаге Данные клиента в отчет будет выведена информация о не рассмотренных претензиях клиента, доступных клиенту соглашениях и договорах, действующих коммерческих предложениях, текущих сделках с клиентом, заказах в работе. Также будут выведены данных по состоянию взаиморасчетов на текущий момент как с покупателем и объемах его покупок с периодичностью в год.
При установленном флаге Данные поставщика в отчет будет выведена информация о действующих соглашениях и договорах с поставщиком, незакрытых заказах поставщику и текущем состоянии взаиморасчетов с ним.
Практикум №9
Необходимо ввести информацию о партнерах, контрагентах и их контактных лицах:
1. Партнер – "Сеть магазинов "Бытовая техника"
На первом шаге помощника указать:
Компания – Да
Указать идентификационные данные партнера – Да
Юр. лицо – Да
Сокращенное юр. наименование – ООО "Бытовая техника"
Публичное наименование – Сеть магазинов "Бытовая техника"
Телефон – +7 (495) 8531674
Указать данные контактного лица – Да
ФИО – Козлов Николай Иванович
Телефон – +7 (495) 8531674, доб. 101
На втором шаге помощника указать:
Рабочее наименование – Сеть магазинов "Бытовая техника"
Основной менеджер – Федоров Борис Михайлович
Клиент – Да
На последнем шаге помощника проверить все данные о партнере.
2. Партнер – "Магазин "Бытовая техника (Москва)"
На первом шаге помощника указать:
Компания – Да
Публичное наименование – Магазин "Бытовая техника (Москва)"
Телефон – +7 (495) 6329816
На втором шаге помощника указать:
Рабочее наименование – Магазин "Бытовая техника (Москва)"
Основной менеджер – Федоров Борис Михайлович
Бизнес-регион – Москва
(необходимо добавить новый бизнес-регион в список "Бизнес-регионы")
Головное предприятие – Сеть магазинов "Бытовая техника"
Клиент – Да
На последнем шаге помощника проверить все данные о партнере.
3. Партнер – "Магазин "Бытовая техника (Владимир)"
На первом шаге помощника указать:
Компания – Да
Публичное наименование – Магазин "Бытовая техника (Владимир)"
Телефон – +7 (4922) 974335
На втором шаге помощника указать:
Рабочее наименование – Магазин "Бытовая техника (Владимир)"
Основной менеджер – Федоров Борис Михайлович
Бизнес-регион – Владимир
(необходимо добавить новый бизнес-регион в список "Бизнес-регионы")
Головное предприятие – Сеть магазинов "Бытовая техника"
Клиент – Да
На последнем шаге помощника проверить все данные о партнере.
4. Партнер – "База "Электротовары"
На первом шаге помощника указать:
Компания – Да
Указать идентификационные данные партнера – Да
Юр. лицо – Да
Сокращенное юр. наименование – ООО "Ассоль"
Публичное наименование – База "Электротовары"
Телефон – +7 (495) 3775211
На втором шаге помощника указать:
Рабочее наименование – База "Электротовары"
Основной менеджер – Федоров Борис Михайлович
Поставщик – Да
На третьем шаге помощника указать:
Указать данные банковского счета – Да
Номер счета – 40703816748432600062
Банк – АО "АЛЬФА-БАНК"
БИК – 044525593
Валюта – RUB
На последнем шаге помощника проверить все данные о партнере.
5. Партнер – "База "Электротовары"
На первом шаге помощника указать:
Компания – Да
Указать идентификационные данные партнера – Да
Инд. предприниматель – Да
Сокращенное юр. наименование – ИП Волкова Анастасия Валерьевна
Публичное наименование – База "Электротовары"
Телефон – +7 (495) 3775211
На втором шаге помощника указать, что не нужно регистрировать нового партнера (использовать найденного), но продолжить регистрацию нового контрагента.
На третьем шаге помощника указать:
Указать данные банковского счета – Да
Номер счета – 40703816748432600063
Банк – АО "АЛЬФА-БАНК"
БИК – 044525593
Валюта – RUB
На последнем шаге помощника проверить все данные о партнере.
6. Партнер – "Мебельная фабрика"
На первом шаге помощника указать:
Компания – Да
Указать идентификационные данные партнера – Да
Юр. лицо – Да
Сокращенное юр. наименование – ООО "ЭКИП"
Публичное наименование – Мебельная фабрика
Телефон – +7 (495) 7251313
На втором шаге помощника указать:
Рабочее наименование – Мебельная фабрика
Основной менеджер – Федоров Борис Михайлович
Поставщик – Да
На третьем шаге помощника указать:
Указать данные банковского счета – Да
Номер счета – 40703816748432654382
Банк – АО "ТИНЬКОФФ БАНК"
БИК – 044525974
Валюта – RUB
На последнем шаге помощника проверить все данные о партнере.
7. Партнер – "Эвихон"
На первом шаге помощника указать:
Компания – Да
Указать идентификационные данные партнера – Да
Юр. лицо – Да
Сокращенное юр. наименование – ООО "Эвихон"
Публичное наименование – Эвихон
Телефон – +7 (495) 1292963
На втором шаге помощника указать:
Рабочее наименование – Эвихон
Основной менеджер – Федоров Борис Михайлович
Клиент – Да
Поставщик – Да
На третьем шаге помощника указать:
Указать данные банковского счета – Нет
На последнем шаге помощника проверить все данные о партнере.
8. Партнер – "Сбербанк"
На первом шаге помощника указать:
Компания – Да
Указать идентификационные данные партнера – Да
Юр. лицо – Да
Сокращенное юр. наименование – ПАО СБЕРБАНК
Публичное наименование – Сбербанк
Телефон – +7 (495) 7355454
На втором шаге помощника указать:
Рабочее наименование – Сбербанк
Основной менеджер – Федоров Борис Михайлович
Прочие отношения – Да
На третьем шаге помощника указать:
Указать данные банковского счета – Нет
На последнем шаге помощника проверить все данные о партнере.